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Ein Statement of Work ist ein offizielles Dokument, das genau beschreibt, was im Rahmen eines Projekts geliefert wird, welche Ziele verfolgt werden, welche Aufgaben gelöst werden und welche Ergebnisse erwartet werden. Es bildet die Grundlage für die Zusammenarbeit zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer. Ein gut ausgearbeitetes SOW hilft, Missverständnisse zu vermeiden, Vereinbarungen klar festzuhalten und den Projektfortschritt in jeder Phase zu überwachen.
Ein gutes SOW enthält immer einige wesentliche Bestandteile: 1) Projektziele — welches Problem gelöst werden soll und welches Ergebnis erwartet wird. 2) Leistungsumfang — die konkreten Aufgaben, die erledigt werden müssen. 3) Zeitplan — Deadlines und Meilensteine des Projekts. 4) Abnahmekriterien — wie festgelegt wird, ob die Arbeit korrekt erledigt ist. 5) Budget — Gesamtkosten und mögliche Ausgaben. Wenn all diese Punkte enthalten sind, werden Unklarheiten vermieden und die Zusammenarbeit wird transparenter.
Ein häufiger Fehler besteht darin, das SOW zu allgemein zu halten und wichtige Details wegzulassen. Dies führt oft zu Verwirrung, zusätzlichen Kosten und Konflikten. Zu den typischen Problemen gehören fehlende Deadlines, unklare Qualitätskriterien, ein ungenauer Leistungsumfang oder das Ignorieren externer Abhängigkeiten (z. B. Zugänge oder Drittanbieter-Services). Ein weiterer Fehler ist, Risiken nicht zu berücksichtigen — dadurch können selbst kleine Verzögerungen zu ernsten Problemen werden. Je detaillierter das Dokument, desto geringer die Konfliktwahrscheinlichkeit.
Um ein gutes SOW zu erstellen, sollten Auftraggeber: - Zuerst ihre Geschäftsziele klar definieren. - Prioritäten setzen: was ist kritisch, was zweitrangig. - Alle Vereinbarungen schriftlich festhalten, auch wenn sie selbstverständlich erscheinen. - Beispiele oder Referenzen hinzufügen, um Missverständnisse zu vermeiden. - Vor der endgültigen Freigabe prüfen, ob aus beiden Perspektiven klar ist: was, wann und zu welchen Kosten geliefert wird. Dieser Ansatz spart Zeit, Geld und Nerven und sorgt dafür, dass das Projekt schneller und planbarer abläuft.